Las pólizas no son
más que unas formas de papel en las cuales el contador elabora el asiento contable
de la operación; pero, además de esta importante función, en ellas se describe
el movimiento realizado, anexando físicamente el comprobante de la operación
respectiva. Así, la existencia de tres tipos de póliza diferentes tiene por
objeto facilitar e identificar el tipo de operación que se está reflejando en
cada póliza.
Póliza de egresos o
cheque
En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los
comprobantes de aquellas operaciones del negocio en las cuales se haya
elaborado un cheque como medio de pago; es decir, la póliza de egresos o
cheque, como su nombre lo indica, es la que se elabora cuando la operación
implica una salida de dinero del banco a través de un cheque.
Asimismo, es importante recordar que adicionalmente a los
requisitos para su correcto llenado, es necesario que siempre tenga anexo el
comprobante que está dando origen al pago con cheque.
Así, por ejemplo, las operaciones que se registrarían y los
comprobantes que se anexarían a una póliza de egreso o cheque serían los
siguientes:
a) La compra de materia prima, cuando se paga al proveedor
con un cheque y nos entrega una factura.
b) La compra de herramienta para el negocio, por la cual hacemos
un cheque y nos dan una factura.
c) Cuando cambiamos un cheque en el banco por efectivo para
pagar el sueldo a los trabajadores, con el correspondiente recibo firmado por
ellos.
d) Cuando pagamos con cheque los impuestos del negocio y
tenemos la forma de pago de impuestos debidamente llenada, firmada y sellada
por el banco.
EJEMPLO DE FORMATO DE PÓLIZA DE EGRESOS O CHEQUE
Póliza de ingresos
Al contrario de la póliza de egresos, en este tipo de
póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del
negocio por las cuales se haya elaborado un depósito en la cuenta de cheques
del negocio; es decir, la póliza de ingresos se elabora cuando la operación implica
una entrada de dinero al banco a través de una ficha de depósito.
Asimismo, es importante recordar que adicionalmente a los
requisitos para su correcto llenado, es necesario que siempre tenga anexa la
copia de la ficha de depósito, debidamente llenada y sellada por el banco, que
está dando origen al ingreso en la chequera.
Así, por ejemplo, las operaciones que se registrarían y los
comprobantes que se anexaría a una póliza de ingresos serían los siguientes:
a) El cobro de una venta que se facturó y se depositó a
través de una ficha de depósito en la cuenta de cheques.
b) El ingreso por un préstamo obtenido por el negocio y el
cual se depositó con su ficha en la chequera.
c) Cuando recibimos alguna cantidad por reembolso de algún
gasto, con la ficha y comprobante respectivos.
EJEMPLO DE UNA PÓLIZA DE INGRESOS
Póliza de diario
Por último, en este tipo de póliza se deben registrar y
anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio por las cuales no
se tenga que hacer algún movimiento bancario en la cuenta del negocio; es
decir, la póliza de diario es la que se elabora cuando la operación que se está
registrando no implica una entrada de dinero al banco a través de una ficha de
depósito ni una salida por la cual se deba elaborar un cheque.
Asimismo, y al igual que las anteriores, es importante recordar,
que adicionalmente a los requisitos para su correcto llenado, es necesario que
esa póliza tenga siempre anexo el comprobante que está dando origen a su
elaboración. Así, por ejemplo, las operaciones que se registrarían y los
comprobantes que se anexaría a una póliza de diario serían los siguientes:
a) La materia prima que se recibió del proveedor y que aún
no se paga, y con la cual recibimos su factura o el pedido para su revisión y
pago posterior.
b) La entrega de mercancías a un cliente que nos pagará en
un mes, junto con la factura para su revisión y cobro posterior.
c) El registro de cualquier operación interna del negocio
que no implique la entrada o salida de dinero del banco, como el reconocimiento
de la depreciación de los bienes destinados a la operación de tu negocio.
EJEMPLO DE PÓLIZA DE DIARIO
FUENTE:
Nacional Financiera Banca de Desarrollo
Fundamentos de Negocio. Contabilidad.
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